Система электронного документооборота

Система электронного документооборота включает в себя Решения «Электронный Архив», «Управление заданиями», «Процесс согласования документов», «Система контроля исполнения». Система предназначена для реализации основных сценариев управления документами и бизнес-процессами и предоставляет следующие возможности:

регистрация, хранение и поиск документов,
рассмотрение документов и нанесение резолюций,
регистрация заданий по резолюциям и организационно-распорядительным документам (приказы, протоколы и т.д.),
организация процессов исполнения и контроля исполнения заданий,
организация процессов согласования документов,
автоматическое формирование истории работы с документом на протяжении его жизненного цикла,
исключение случаев утери документов после их регистрации в электронном хранилище (Архиве),
формирование корпоративной базы знаний и её сохранение независимо от текучести кадров,
повышение уровня информационной безопасности предприятия за счёт разграничения прав доступа к документам,
снижение расходов в связи с отказом от многократного копирования документов;

Внедрение Системы электронного документооборота является основой для дальнейшей автоматизации процессов управления (процесс управления договорами, процесс управления платежами, процесс управления нормативной документацией, процесс управления заявками, процесс управления закупками, процесс управления инцидентами (Service Desk), процесс управления претензиями и др.)

Назначение СЭД

Система электронного документооборота позволяет видеть и поддерживать документ на протяжении всего жизненного цикла на предприятии, а также принимать участие в работе над ним. Необходимость внедрения системы электронного документооборота, как правило, становится заметной не сразу, а лишь после того, когда станет отчетливо ясно, что существующая уже система планирования ресурсов не оправдывает возложенных на нее ожиданий и не позволяет работать с документами в процессе их обращения.

Практика показывает, что разработка и внедрение электронного документооборота лучше осуществлять с первых дней работы организации, так как именно в это время создается большое количество документов — приказы о назначении, различные инструкции, нормативы, планы и бюджеты.

Преимущества организации СЭД:

1. Система электронного документооборота позволяет избежать внутренних ошибок и эффекта «испорченного телефона». СЭД создает необходимую базу для других корпоративных приложений. Таким образом, для корпоративных предложений отпадает необходимость вносить данные вручную, их можно будет автоматически импортировать из документов, которые содержатся в СЭД. Там эта информация уже есть, она аккумулирована при создании документов, проверена и согласована.

2. Система контроля исполнения созданная в СЭД является простой и в то же время всеобъемлющей. Ее установка производится на компьютерах всех сотрудников, которые работают с данными документами. Это позволяет как провести полную автоматизацию основных процессов документооборота, так и подготовить персонал к работе с информационными системами как таковыми.

3. Организация электронного документооборота дает ускорение и облегчение дальнейшего внедрения системы планирования ресурсов на предприятии. Причем первые результаты от внедрения такой системы в данном случае могут быть получены значительно раньше, так как она создается на базе уже автоматизированных бизнес-процессов и отлаженного документооборота.

4. Система электронного документооборота позволяет успешно интегрировать систему планирования ресурсов с другими системами, уже существующими на предприятии.

5. СЭД может использоваться для объединения всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

Опыт нашей работы показывает, что пользу от системы электронного документооборота ощущают в равной степени и руководители предприятия, и рядовые сотрудники. Сотрудники могут видеть все задачи и поручения, с которыми нужно работать в данный момент времени, что позволяет наиболее эффективно спланировать рабочее время и оценить качество своей работы. Руководитель же благодаря СЭД может видеть ход выполнения всех бизнес-процессов и понимать, чем и как «живет» его компания и насколько загружены сотрудники. Это делает незаменимым электронный документооборот в организации управления предприятия.

Структура папок электронного хранилища

Структура папок электронного хранилища в системе автоматизированного электронного документооборота представлена на рисунке 1.

«Наименование компании»
Входящие
Исходящие
Внутренние

Распорядительные
Протоколы
Служебные записки

База знаний
Архив прошлых лет

2012
2013
2014
Входящие
Исходящие
Внутренние

Поиск

Рис. 1 Структура папок электронного хранилища

Регистрация документа

СЭД позволяет регистрировать документы следующих видов для их последующей обработки:

Входящие;
Исходящие;
Распорядительные;
Протоколы;
Служебные записки;
Документы базы знаний.

Зарегистрированные документы могут связываться между собой для облегчения поиска.

В решении имеется возможность категорирования документов по различным признакам, например: по отраслям, отделам и т.п.

Возможность гибкой группировки и сортировки документов позволяет отсеивать ненужные документы и значительно ускоряет рабочий процесс.

Автоматическое формирование истории работы с документом позволяет отслеживать все изменения, происходившие с документом на протяжении его жизненного цикла в организации.

Система разграничения прав доступа исключает возможность несанкционированного доступа к документам лицами не имеющим соответствующих прав.

Зарегистрированный в системе документ может быть отправлен на рассмотрение, согласование или исполнение.

Регистрационные карточки документов и заданий

Регистрационные карточки внутренних документов:

Рассмотрение документа

Система электронного документооборота на предприятии, позволяет отправлять на рассмотрение входящие документы и служебные записки. Система активного оповещения «Поисковый агент» незамедлительно уведомляет пользователя о новых документах, которые поступили ему на рассмотрение. После рассмотрения документа система активного оповещения также уведомляет ответственных лиц о том, что документ был рассмотрен. На основании резолюции по документу создаются задания.

Работа с заданием

Задания в СЭД могут создаваться по любому документу, а также без привязки к документу. При создании задания у инициатора есть возможность указать ответственного исполнителя, исполнителей, контролёра, сроки исполнения и содержание задания.

Если задание создаётся по документу, у которого в РК заполнено поле «Резолюция», текст резолюции автоматически копируется в поле «Содержание» РК задания.

Система активного оповещения «Поисковый агент» своевременно уведомляет исполнителей и контролёра о поступлении нового задания.

Исполнитель имеет возможность взять задание в работу, из своего задания знакомиться с документами, по которым создано задание, вносить комментарии по заданию, делегировать задание другому сотруднику или создавать подчинённые задания. Исполнитель может также обосновывать и запрашивать у руководителя перенос сроков выполнения задания; вся эта информация будет сохраняться в «истории исполнения задания».

Закончив работу над заданием, исполнитель должен вписать отчет в специальное поле карточки и завершить задание.

По завершении задания исполнителем контролёр получает оповещение «поискового агента» о поступлении нового задания на приёмку. В своем задании контролёр проверяет работу исполнителя и имеет возможность принять задание либо вернуть на доработку.

Система электронного документооборота автоматически формирует историю исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения. Если задание создано по конкретному документу, то с историей исполнения можно ознакомиться в т.ч. из карточки документа.

Согласование документа

В решении имеется возможность создавать согласования по следующим видам документов: исходящее письмо, приказ, распоряжение, протокол, служебная записка.

Маршрут согласования может быть преднастроенным либо задан вручную инициатором.

Создавая согласование, инициатор указывает согласующих, консолидатора и сроки согласования.

Система активного оповещения «Поисковый агент» уведомляет согласующих о получении нового задания на согласование. Открыв задание согласующий берет его в работу и просматривает приложенный файл. Согласующий имеет возможность завершить свое задание тремя способами: согласовать документ, согласовать с замечаниями (замечания вносятся в специальное поле) либо не согласовать документ (причина такого решения вносится в специальное поле). Также имеется возможность написать комментарий по документу без отражения на решении согласующего, сделать правки в самом документе (в этом случае системой создаётся версия файла с правкой) или делегировать своё задание.

После того как все согласующие завершают своё задание система активного оповещения уведомляет консолидатора о новом задании «На консолидацию». Открыв своё задание консолидатор просматривает решения согласующих, при необходимости делает правки в документе либо принимает правки сделанные согласующими и завершает своё задание на консолидацию либо запускает второй цикл согласования.

Из регистрационный карточки документа по которому завершено согласование есть возможность выгрузить лист согласования.

Отчёт об исполнительской дисциплине

Специалисты ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» разработали уникальный продукт для накопления статистики и анализа исполнения заданий, и согласований – отчёт об исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников.

Отчёт может быть сформирован за любой интересующий период. Отчет представляет собой таблицу и отражает сводную информацию отдельно по заданиям и по согласованиям. В таблице указано количество поручений полученных сотрудником, количество поручений, находящихся у сотрудника в работе, количество поручений выполненных сотрудником в т.ч. и в срок, количество поручений просроченных сотрудником и количество поручений не начатых сотрудником. На основании этих данных делаются выводы о загруженности сотрудников.

Последние два столбца таблицы содержат информацию о коэффициенте исполнительской дисциплины (КИД) сотрудника общий (т.е. процент выполненных поручений, но в т.ч. и просроченных, относительно всех выданных сотруднику поручений) и в срок (т.е. процент выполненных поручений в срок, относительно всех выданных сотруднику поручений). Значение КИД получается в диапазоне от 0 до 100 %. Его можно использовать, например, при расчёте премии сотрудника.

Поисковый агент

Система активного оповещения «Поисковый агент» призвана своевременно информировать сотрудников о новых заданиях и документах, а также заблаговременно оповещать их о приближении сроков исполнения.

Обращаясь к данным в СЭД, «Поисковый агент» обнаруживает задания и документы, отвечающие определенным критериям, таким как:

роль сотрудника по отношению к заданию или документу (автор, исполнитель, контролёр, согласующий, рассматривающий и т.д.);

время, оставшееся до завершения срока исполнения задания (например: 10 дней, 5 дней, 3 дня, 1 день, просроченные) и т.п.

Периодичность появления «Поискового агента» для каждого из временных срезов, как и сами временные срезы гибко настраиваются, например, для тех заданий, срок завершения которых истекает через 10 дней – 1 раз в день, для 5 дней – 2 раза в день и т.д.).

«Поисковый агент» загружается автоматически при включении компьютера. Открытие СЭД при этом не требуется.