и предназначено для реализации процессов и сценариев, связанных с назначением и исполнением заданий, в т.ч.:
Внедрение Решения «Управление заданиями» дает возможность дальнейшей автоматизации процессов управления (система контроля исполнения, согласование документов, управление договорами, управление платежами и т.д.) и развития Решения до полнофункциональной Системы электронного документооборота.
Процесс регистрации и передачи заданий на исполнение
Решение позволяет обеспечить регистрацию и автоматическую передачу заданий на исполнение в соответствии с их содержанием.
Задания могут быть созданы на основании различных директив, содержащихся в рабочих документах организации, в т.ч.:
- резолюций руководителя на рассмотренных документах,
- приказов и распоряжений,
- планов мероприятий,
- протоколов совещаний,
- и т.п.
При создании задания инициатор (секретарь, сотрудник канцелярии) указывает содержание задания, назначает ответственного исполнителя, исполнителей, контролёра и сроки исполнения. Задание может быть создано в Системе непосредственно руководителем.
Процесс исполнения задания
Задания поступают в личные папки сотрудников, участвующих в процессе исполнения и контроля исполнения задания: ответственного исполнителя, исполнителя (-лей), контролёра.
Исполнитель имеет возможность взять задание в работу, ознакомиться с документом, по которому создано задание, внести комментарии по заданию, делегировать задание другому сотруднику или создать подчинённые задания. Исполнитель может также запрашивать у руководителя перенос сроков выполнения задания с указанием причин невыполнения задания в назначенный срок.
Выполнив задание, исполнитель должен написать краткий отчет в специальном поле карточки, приложить отчетный документ, при необходимости, и завершить задание.
Процесс контроля исполнения задания
По завершении задания исполнителем контролёр получает задание на приём. В своем задании контролёр проверяет работу исполнителя и имеет возможность принять задание либо вернуть его на доработку с указанием своих замечаний и предложений.
Формирование истории работы с заданиями
Система автоматически формирует историю исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения. Если задание создано по конкретному документу, то историю работы с заданием, ход процесса его исполнения можно увидеть в регистрационной карточке документа во вкладке «Задания». Если задание создано не по документу, то ход процесса его исполнения можно увидеть в регистрационной карточке задания во вкладке «Дерево исполнения».
Состояния задания
Решение позволяет отслеживать состояния заданий, в которых они находятся в настоящий момент (подготовка, не начато, в работе, отклонено, отозвано, отложено, на доработке, на приёмке, завершено).
Смена состояний заданий происходит автоматически.
Заказать звонок
