Нефтегорский ГПЗ

Автоматизация процессов общего делопроизводства

Рост объемов документооборота, неудобство работы с регистрацией документов в бумажном виде, необходимость обеспечения чёткого контроля исполнения поручений, резолюций, а также стремление руководства использовать в работе современные технологии послужили главными причинами для принятия решения о необходимости внедрения  системы автоматизации документооборота.

С целью выбора системы электронного документооборота специалистами Нефтегорского ГПЗ был проведен анализ Решений, используемых другими предприятиями НК «Роснефть» Самарской площадки. По результатам анализа и в результате проведения конкурса была выбрана система управления документами и бизнес-процессами DocsVision и Решение ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс», успешно внедренное на ряде самарских предприятий, входящих в состав НК «Роснефть».

После проведенного анализа системы управления и документооборота «НГПЗ» специалистами «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» была разработана концепция СЭД, предполагающая создание электронного Архива предприятия, регламентов обработки основных видов документов, а также Автоматизированную систему управления локальной нормативной документацией (АСУ ЛНД).

В результате проведения внедренческого проекта было создано и внедрено решение, которое позволило реализовать новые возможности работы с документами, в т.ч.:

Управление документами и Архив

  • Удобную регистрацию, надёжное хранение и быстрый поиск основных видов документов, включая входящие, исходящие, внутренние (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки), договора и договорные документы (дополнительные соглашения, акты выполненных работ и т.д.);
  • Неограниченные возможности классификации документов, в т.ч категорирование и «связывание» документов;
  • Автоматическое формирование истории работы с документом на протяжении его жизненного цикла;
  • Формирование корпоративной базы знаний и её сохранение независимо от текучести кадров;
  •  Повышение уровня информационной безопасности предприятия за счёт внедрения политик прав доступа к документам;

Управление заданиями и контроль исполнения

  • Обработка основных видов документов, включая входящие, исходящие, внутренние (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки), договора и договорные документы (дополнительные соглашения, акты выполненных работ и т.д.);
  • Гарантированное доведение заданий до исполнителей
  • Автоматическое формирование истории исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения;
  • Накопление статистики исполнения заданий и формирование отчётов об исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников;
  • Предотвращение «авралов» за счёт своевременного оповещения всех участников (руководитель, контролёр, исполнитель и т.д.) о приближении сроков;

Согласование основных видов документов

  • Автоматическая маршрутизация документов;
  • Прекращение «беготни» по кабинетам;
  • Прекращение непродуктивного использования электронной почты;
  • Контроль сроков согласования по всему маршруту;
  • Снижение расходов на документационное обеспечение в связи с отказом от многократного копирования документов.

По итогам первых нескольких месяцев эксплуатации отмечено существенное сокращение времени на подготовку, согласование и поиск документов, а также на формирование различных отчетов для предоставления в ОАО «НК «Роснефть».

Сегодня в системе работают более 80 сотрудников ЗАО «Нефтегорский ГПЗ».

Автоматизация процессов управления локальными нормативными документами (ЛНД)

 Деятельность «Нефтегорского ГПЗ» регламентируется соответствующими локальными нормативными документами (ЛНД), в состав которых входят не менее нескольких тысяч различных стандартов, положений и инструкций. Разработка, согласование и приведение этих документов в соответствие требованиям вышестоящей Компании возлагается на специалистов по нормативному обеспечению бизнеса предприятия. Они организуют подготовку и согласование проектов ЛНД, регистрируют и рассылают утвержденные локальные нормативные документы сотрудникам; контролируют процесс ознакомления с ними.

Бизнес-процесс обработки ЛНД охватывает все структурные подразделения завода вплоть до последнего сотрудника. В связи с этим возникла потребность в создании единой системы автоматизации процессов управления локальными нормативными документами на предприятии с целью повышения эффективности работы, ускорения процессов формирования отчетов и поиска документов.

В ходе проекта по управлению ЛНД специалистами «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» было создано решение по управлению ЛНД, осуществлен автоматический перенос в новую систему всех имеющихся локальных нормативных документов предприятия, обеспечен доступ сотрудников к документам в рамках их служебных обязанностей и полномочий.

По итогам первых нескольких месяцев эксплуатации системы отмечено существенное сокращение времени на подготовку, согласование и поиск нормативных документов, а также на формирование различных отчетов для предоставления в ОАО «НК «Роснефть».

Повышения эффективности работы сотрудников и их взаимодействия в едином информационном пространстве на базе MS Outlook

Специалисты «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» в короткий срок разработали Регламент работы и взаимодействия сотрудников в едином информационном пространстве, организовали обучающие бизнес-тренинги, провели практические занятия и проверку полученных знаний.

Проведённые мероприятия позволили повысить общий уровень управления, в т.ч. снизить потери рабочего времени и увеличить производительность труда.


Возврат к списку