Дума городского округа Сызрань Самарской области

Дума городского округа Сызрань является представительным органом местного самоуправления. Среди её основных компетенций – нормотворческая и контрольная деятельность, принятие бюджета города, а также решение ряда других вопросов. Свою работу Дума осуществляет во взаимодействии с Администрацией г.о. Сызрань. Председателем Думы является Глава города.

До недавнего времени обработка документов в думе Думы осуществлялась исключительно ручными методами, а взаимодействие с Администрацией – только через передачу бумаг. При этом многие резолюции Главы г.о. Сызрань и соответствующие отчёты Главы Администрации сопровождались дополнительными письмами.

По инициативе Главы города было принято решение о создании в Думе собственной системы электронного документооборота и организации безбумажного взаимодействия с Администрацией. Проект стартовал в начале 2012 года. Основные цели автоматизации включали:

• обеспечение максимальной оперативности доставки документов;
• достижение наивысшей прозрачности и контролируемости их прохождения;
• предельное сокращение непроизводительных трудозатрат на этапах приёмки, обработки и передачи документов при взаимодействии с Администрацией.

Созданная в течение первого квартала 2013 года СЭД полностью интегрирована с СЭД Администрации и обеспечивает достижение следующих эффектов:

• увеличена скорость доставки документов между структурами;
• обеспечена возможность просмотра истории обработки документов начиная с момента поступления в Думу и заканчивая отчётом конечного исполнителя в Администрации;
• упразднена часть сопроводительных писем при обмене документами между Администрацией и Думой.

Для достижения максимального эффекта при внедрении была задействована мобильная версия Системы – «Планшет руководителя». В настоящий момент рассмотрение документов, поступающих из правительства Самарской области, Глава г.о. Сызрань осуществляет исключительно в электронном виде. Благодаря этому обеспечена прямая передача документов с его планшета на планшет Главы Администрации.

Весь цикл проектных работ сопровождался систематическими бизнес-тренингами, направленными на скорейшее освоение приёмов работы в условиях автоматизации. Для улучшения взаимодействия между Думой и Администрацией в плане обмена документами был разработан и введен в действие соответствующий регламент, устанавливающий  порядок работы сотрудников Думы и Администрации в ходе обработки документов  в электронном виде.