Процесс управления нормативной документацией

Деятельность большинства организаций регламентируется соответствующей нормативно-справочной документацией, в состав которых входят стандарты, положения, регламенты, инструкции и т.п.

Бизнес-процесс обработки нормативных документов охватывает все структурные подразделения организации вплоть до последнего сотрудника.

Преимущества Автоматизированной системы управления нормативно-справочной документацией это:

• Надежное хранение нормативных документов (общие сетевые папки, персональные компьютеры и т.п.);
• Гибкие средства разграничения прав доступа;
• Возможность отслеживания актуальных версий;
• Легкость и простота осуществления поиска;

Эффективные средства исполнения и контроля исполнения работ, связанных с:

• Разработкой и актуализацией нормативных документов;
• Ознакомлением с новыми и измененными нормативными документами;
• Согласованием проектов документов;
• Формированием необходимой статистики и средств отчетности;
• Оповещением участников процесса о наступлении сроков.

Специалистами ГК «ACS-СоюзЭВМкомплекс» создано решение по управлению нормативными документами и разработан механизм разграничения доступа сотрудников к документам в рамках их служебных обязанностей и полномочий.

Основные функциональные возможности Решения:

• Автоматическое формирование реестра нормативных документов, которыми сотрудник обязан пользоваться в своей деятельности;
• Быстрый поиск как по атрибутам карточки, так и по тексту файлов документов;
• Автоматическое перемещение нормативных документов по папкам в соответствии с жизненным циклом;
• Формирование и выгрузка планов-графиков разработки нормативных документов;
• Электронное согласование проектов документов, формирование истории и листа согласования;
• Автоматическое формирование колонтитулов (дата/время выгрузки) и установка/снятие «подложки» («Проект» и «Утратил силу»);
• Автоматическая рассылка заданий «На исполнение» по плану-графику, а также заданий о вводе/изменениях/отмене нормативного документа;
• Контроль исполнения, в том числе активное оповещение сотрудников о приближении сроков;
• Гибкая система отчетности, в т.ч. статистика ознакомления сотрудников с нормативными документами.

Скачать презентацию