Задачи СЭД

Информационный поток, пронизывающий Ваш бизнес, растёт. Вместе с ним растут потоки документов, проходящие через Ваших сотрудников. В растущих потоках документов отражены растущие потоки работ, которые необходимо выполнять в заданные сроки.

При всём при этом, производительность труда в среднем по России в десятки (!) раз ниже, чем, например, в странах ЕС. Каковы реальные пути улучшения ситуации?

В процессе развития ИТ-инфраструктуры большинства организаций часто встает проблема выбора между «большой» ERP, «в которой все есть» и системой электронного документооборота (СЭД), которая «решает частные задачи». Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом, по прошествии длительного времени, выясняется, что ERP не способна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что,  как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» - уже после того как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.

Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:

Ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше — за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;

Использовать СЭД как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;

Использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для других приложений. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не «вбивать» вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.

Данный тезис очень важен – одно дело, если информация для системы бюджетирования или финансовой аналитической системы вводится вручную, без должной процедуры проверки вводимых данных, и совсем другое дело, если эта информация берется автоматически из проверенных первичных документов в СЭД с возможностью посмотреть любую цифру в документе, откуда она была взята. Это, как говорится, «две большие разницы».

Если компания планирует улучшить организацию управления, то внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы будет самым разумным решением, так как это существенно облегчит и внедрение ERP и позволит получить первые реальные результаты существенно раньше за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом.

СЭД по определению имеет глобальный характер для предприятия и в отличие от других корпоративных информационных систем устанавливается практически на всех компьютерах сотрудников – ведь с документами работают все. Поэтому внедрение СЭД позволяет осуществить как глобальную первичную автоматизацию предприятия, так и подготовку всего персонала к работе с информационными системами.

Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, то именно наличие этих возможностей, позволит компании начать упорядочивание и совершенствование своих бизнес-процессов.

Если компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO 9001 - 2000, то наличие на предприятии СЭД является для этого необходимым условием. Только электронный документооборот позволит получать количественные оценки эффективности выполнения бизнес-процессов в целом, и работы сотрудников в рамках этих бизнес-процессов, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота.

Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если вам захочется получить отчёт по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то этого обычная «канцелярская» СЭД уже сделать не сможет – такие системы не хранят всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа.

ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» поможет Вам значительно улучшить организацию управления Вашим бизнесом и реально увеличить производительность труда персонала в разы.

При этом мы используем известную в России и за рубежом систему управления документами и бизнес-процессами «DocsVision» и являемся премиум-партнёром одноимённой компании.

Для решения подобных задач наша компания имеет всю необходимую теоретическую подготовку и практический опыт работы, подтверждённый многочисленными отзывами и реальными внедренческими проектами, а также сертифицированный учебный центр по подготовке специалистов заказчика.

Кроме того, наша компания осуществляет весь спектр работ по созданию, развитию и сопровождению ИТ-инфраструктуры.